Andrea Schupfer

Seit Juni 2023 arbeite ich selbstständig als Virtuelle Assistenz und unterstütze kleine und mittlere Unternehmen sowie Einzelunternehmer im Tagesgeschäft – remote, verlässlich und mit dem Anspruch, Dinge wirklich zu Ende zu bringen.

Mein Schwerpunkt liegt im operativen Backoffice: Ich übernehme E-Mail-Management, Auftragserfassung, Angebotslegung und Rechnungserstellung sowie die Bearbeitung von Wareneingängen und Eingangsrechnungen. Auch die vorbereitende Buchhaltung nach Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gehört zu meinem Aufgabenbereich inklusive Abstimmung mit dem Steuerberater.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Webshop-Pflege: Ich lege Artikel an, pflege Stammdaten, koordiniere Lieferantenkontakte und halte den Shop aktuell.

Im Bereich Kundensupport bin ich direkte Ansprechperson für Endkunden: schriftliche Anfragen bearbeiten, Reklamationen abwickeln, Bestellstatus klären und Lösungen koordinieren. Ruhig, strukturiert und so, dass der Kunde das Gefühl hat, gut aufgehoben zu sein.

Zusätzlich unterstütze ich bei Designaufgaben: Banner, Flyer und Überarbeitungen von Workbooks erstelle ich in Canva, unterstützt durch KI-Tools wie Claude und ChatGPT, abgestimmt auf bestehende Brandkits.

Ich arbeite mit Microsoft 365, Google Suite, Canva, CleverReach, Mailchimp, Asana, Slack, Userlike, Xonic und SelectLine.

Was mich dabei antreibt: Ich arbeite proaktiv, denke mit und übernehme Verantwortung, ohne dass mir jede Aufgabe einzeln vorgegeben werden muss. Echte Entlastung bedeutet für mich, dass du Verantwortung abgibst und ich sie trage.

Ein Schwerpunkt lag auf der Datenerfassung und Pflege bestehender Kontakte. Ich überprüfte vorhandene Kontaktdaten auf Aktualität und Vollständigkeit, korrigierte Einträge und stellte sicher, dass die Datenbasis sauber und verlässlich war.

Parallel dazu übernahm ich die direkte Kommunikation mit bestehenden Kontakten. Das bedeutete: gezieltes Nachfassen, Informationen einholen und Verbindungen reaktivieren. Strukturiert, freundlich und mit dem Ziel, offene Punkte zu klären und Kontakte auf dem neuesten Stand zu halten.

Im Bereich E-Mail-Management unterstützte ich das Team bei der Bearbeitung und Koordination des Posteingangs. Anfragen wurden gesichtet, zugeordnet und entsprechend weitergeleitet oder direkt beantwortet, so dass nichts liegen blieb und die Kommunikation flüssig lief.

Zusätzlich erstellte ich Newsletter, die an bestehende Kontakte und Interessenten verschickt wurden. Dabei lag der Fokus auf das Design und die Aussendung des Newsletters.

Bei AHT Cooling Systems GmbH, einem internationalen Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden, war ich über vier Jahre als Assistenz des Teamleiters Service Österreich tätig.

Mein Verantwortungsbereich war breit und anspruchsvoll. Ich war die zentrale Ansprechperson für den Kundenservice österreichweit. Tägliche Kommunikation mit Kunden, schnelles Reagieren auf Störungen und die Einteilung der passenden Techniker.

Gleichzeitig hatte ich die weisungsbefugte Koordination von zwölf Servicetechnikern inne. Ich erstellte Dienstpläne, teilte Störungseinsätze und Wartungen ein. Dazu kamen die Einteilung von Zu- und Umbauten in Märkten sowie die Beschaffung von Kränen, Mulden, Werkzeugen, Material und Ersatzteilen.

Im administrativen Bereich übernahm ich Backoffice, Angebotswesen, Reisekostenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen. Ich erstellte Arbeitsabläufe und bereitete Meetings vor.

Diese Stelle hat mich geformt: Ich habe gelernt, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, Prioritäten unter Druck zu setzen und Verantwortung für Menschen und Prozesse gleichermaßen zu tragen.